A día de hoy existen multitud de sistemas de gestión empresarial disponibles en la red. La variedad es casi infinita. Los hay con más o menos implementaciones, más o menos potentes y, por supuesto, los hay de software libre y privativos. Escoger uno u otro depende por completo de nosotros. De esta forma, hay que tener en cuenta que no se trata únicamente de que el programa que elijamos se adapte más o menos a las necesidades de nuestro negocio, sino de si queremos dar prioridad a nuestra independencia y libertad tecnológica frente a las marcas.
En cualquier caso, esta vez me voy a centrar más en los aspectos técnicos de estas herramientas para tratar de dar una visión global acerca de cuáles son aquellos aspectos en los que más atención deberíamos poner a la hora de hacer nuestra elección, bien se trate de software libre o no.
Así, lo primero que debería llamar nuestra atención es el tiempo que esa herramienta lleva dando servicio. En un mundo como Internet si una aplicación sigue “viva” después de muchos años es porque indudablemente funciona. Del mismo modo, los comentarios y opiniones de usuarios y clientes que utilizan dicha herramienta pueden aportarnos información muy valiosa sobre la fiabilidad, capacidad y resultado del producto.
Lo segundo, probablemente, debería ser la lista de servicios que pone a nuestra disposición. Capacidad para llevar la facturación y la contabilidad de la compañía, gestión de clientes y proveedores, control y previsión de gastos y beneficios, registro de productos recibidos y pendientes de recibir, gestión de proyectos y previsión de su rentabilidad, ayuda en la elaboración de modelos de Hacienda (IVA, 347, 190, 390, etc.), administración del papeleo, etc. Aquí es donde más deberemos tener en cuenta lo que nuestra empresa necesita con el fin de adquirir una herramienta que se ajuste a ella de forma que ni nos quedemos cortos ni nos pasemos. Sobre todo si al final decidimos contratar un software privativo, para que no nos toque pagar de más por unas aplicaciones de las que no vamos a sacar ningún provecho.
La amigabilidad de la interfaz siempre es un elemento a tener en consideración. Al fin y al cabo si nos hacemos con una herramienta de gestión empresarial es para ahorrarnos tiempo y esfuerzo, no para malgastarlo peleándonos con ella. Así, algunos de los programas de facturación y contabilidad que hay por la web son tan intuitivos que ni siquiera es necesario saber de contabilidad para usarlos, basta únicamente con poseer un conocimiento de informática nivel usuario. Y en definitiva así es como debería ser.
Por supuesto, si dan la posibilidad de trabajar online nos estarán aportando un servicio al que no tardaremos en acostumbrarnos mientras nos preguntamos cómo hemos podido prescindir de él hasta ahora. Y es que esta opción nos permitirá la libertad de acceder a cualquier información de nuestra empresa o mandar o pagar facturas digitales desde cualquier lugar las 24 horas del día, ya sea desde un ordenador o desde un teléfono móvil.
Pero todo esto es, por supuesto, a nivel general. A la hora de la verdad nadie salvo nosotros mismos o un consultor especializado podrá determinar cuáles son los aspectos que, a raíz de las necesidades concretas de nuestras empresas, debemos mirar con más atención; qué servicios queremos como imprescindibles o con cuánta capacidad vamos a poder trabajar sin contratiempos.
Artículo por Pau Pastor – Gespymes
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Pues yo me decantaría por los que permiten añadir mediante módulos las diferentes opciones que puedas necesitar, si necesitas un buen CRM por ejemplo, lo contratas, es importante que exista un paquete básico con ciertas funcionalidades, pero para mí es más importante que el programa se adapte a tí y no al revés. En cuanto a lo del diseño y usabilidad, es importante, claro, pero no por ser más bonito será más útil.
Un Saludo
Para mí el diseño sí que es importante, me tiene que entrar por los ojos también, aunque sin desmerecer la funcionalidad. Últimamente he visto varios software de gestión gratuitos en internet, que resultan ser versiones reducidas de algunos más potentes de pago, pero que dependiendo de las necesidades de la empresa puede valerte.
Y si quieres más, pagas la versión completa. Así enganchas a la gente.
Un buen artículo, gracias. Por cierto, las salas de datos virtuales son muy útiles cuando hay que guardar y compartir información confidencial con ciertas personas y empresas.